Mau uso do e-mail pode prejudicá-lo

por Renato Grinberg*
Fonte: Revista Você RH

Esquecer de anexar o arquivo, enviar a mensagem para a pessoa errada, responder a todos por engano ou cometer um erro de informação. Quem nunca passou por uma situação constrangedora ao enviar um e-mail indesejado? Algumas vezes, a ocasião pode ser facilmente contornada, porém, dependendo do desvio, a falta de cuidado pode gerar até demissão. Lembre-se que para efeitos legais, o e-mail é considerado como um documento oficial e pode ser usado até em processos jurídicos.

 

Você tem o costume de verificar cuidadosamente a mensagem e o remetente antes de apertar o botão “enviar”? Caso a sua resposta seja sim, parabéns! Isso mostra que é uma pessoa atenta aos detalhes e que, dessa maneira, evita prejuízos na sua vida pessoal e profissional. Mas, se respondeu não, pode já ter passado por alguma saia justa ou, então, estar correndo grandes riscos de errar.

 

No ambiente corporativo, a responsabilidade do envio correto de mensagens eletrônicas cabe a todos os profissionais. Por isso, é preciso que os líderes orientem sua equipe quanto às consequências e formas de evitar falhas. Se for preciso, elabore regras de utilização do e-mail a serem seguidas pelos colaboradores da sua empresa. Assim, terá mais chances de evitar futuras preocupações.

 

Veja as dicas abaixo e escolha a sua forma de gerenciamento das mensagens eletrônicas.

1) Pense antes de agir – Pare e releia a sua mensagem. Analise a real necessidade de enviar aquela informação aos destinatários, além de medir as possíveis consequências que sua atitude pode gerar. Se achar que está escrevendo uma “bomba atômica”, é melhor cancelar o envio. Ou melhor, nesses casos, quando suas palavras não trarão bom retorno a você em nenhuma hipótese, opte por não registrar nada por escrito.

2) Escreva o nome do destinatário por último – Ao escrever uma nova mensagem, verifique-a primeiro e deixe a tarefa de completar o campo de destinatário por último. Assim, você evita mandar o conteúdo para as pessoas erradas ou então responder a todos por engano.

3) Desative a opção “enviar automaticamente” – Com tantos e-mails para responder diariamente, é natural desejarmos tirar todos da frente o mais rápido possível. A consequência é a diminuição da atenção em detrimento à velocidade. E é justamente nessas ocasiões em que os erros aparecem. Se você se familiariza com essa situação, é melhor prevenir. Não ative a opção “enviar automaticamente” para que o e-mail fique preso na sua caixa de saída e só possa ser enviado após sua certificação. Mas cuidado para não esquecê-lo na caixa.

*Renato Grinberg é diretor Geral do portal de empregos Trabalhando.com.br e especialista em carreiras e mercado de trabalho

O desafio de entender os novos Líderes - Entrevista com Sidnei Oliveira

Por Aline Souza – Jornalista ZETA Probus

Ciente das inúmeras mudanças que as tecnologias impuseram na nossa sociedade a partir dos anos 80, o que configurou uma geração de pessoas adeptas de uma praticidade assustadora, o Mídia e Gestão foi atrás de mais um olhar da famigerada Geração Y para entender melhor suas características e as possibilidades infinitas que tais mudanças configuram no mundo empresarial.

O entrevistado é Sidnei Oliveira (foto), autor do livro Geração Y – O nascimento de uma nova versão de líderes, que aborda a tarefa desafiadora dos líderes mais antigos em entender os jovens profissionais. Sidnei concedeu a entrevista em misto contato via Facebook e emails.

Confira agora o bate-papo.

M&G - Como é possível trabalhar com os atributos do século XXI na formação do líder do futuro?

Sidnei Oliveira - O mercado está um pouco assustado com as características desta geração e em diversos momentos observamos o despreparo de gestores e de empresas em promover as mudanças que se mostram necessárias e urgentes. O que mais se observa é uma constante busca por modelos que permitam o "enquadramento" dos jovens em processos organizacionais que foram estabelecidos nos últimos 30 anos.

Todo este cenário tem pressionado os jovens a uma constante adaptação em suas escolhas, contudo as expectativas atuais da geração Y é formada por estímulos intensos e diferentes, por isso este processo de adaptação não é fácil. O processo não será simples para ninguém, mas acredito que haverá um equilíbrio na medida que esta geração alcançar posições mais consolidadas, onde possam alcançar maior maturidade e experiência.

M&G - Quais são os pontos necessários na hora da formação de lideranças na geração Y?

Sidnei Oliveira - Aproximadamente 20 % dos líderes nas empresas já pertencem a geração Y ( fonte – Hay Group ), e são formados por jovens com elevada qualificação acadêmica ( graduação, MBAs, inglês realmente fluente, etc ), mas com pouca formação em gestão de pessoas. O conhecimento tácito, adquirido com a experiência funcional e o total "foco em resultados", ainda faz com que o líder da Geração Y seja visto como "sem tato" por sua equipe.

O líder da geração Y ainda precisa aprender a lidar com os relacionamentos interpessoais usando "ferramentas analógicas" como conversas, olho-no-olho, etc. e não apenas através dos instrumentos virtuais que ele domina com facilidade.

No entanto, a formação de liderança depende também da disposição dos lideres em dedicar parte de suas atividades na formação dos lideres do futuro, expondo os potenciais jovens a situações que impliquem em tomadas de decisões de risco. Isso significa desenvolver autonomia, que é uma decisão bastante desafiadora para os lideres de hoje.

M&G - Qual é a melhor forma de unir a geração X e a geração Y em um bom relacionamento dentro do ambiente empresarial?

Sidnei Oliveira - Certamente a energia característica da própria juventude e também a ousadia para "quebrar paradigmas" e promover inovações que possam diferenciar a empresa no mercado hiper-competitivo são componentes que podem ajudar na construção do bom relacionamento. Evidentemente a empresa precisa criar um ambiente propício para isso. Não adianta contratar jovens para inovar e depois exigir dele que faça seu trabalho somente de acordo com os procedimentos que "sempre foram assim e sempre deram resultados".

O jovem da geração Y não convive com este tipo de cenário por muito tempo e isso tem provocado o aumento nos índices de rotatividade das empresas – entenda-se "aumento dos custos de qualificação e reposição do quadro de funcionários".

M&G - Qual a principal demanda da Geração Y para com seus gestores, na sua avaliação?

Sidnei Oliveira - Certamente é o desejo de ver em seus gestores a postura de MENTORES e não competidores. O jovem de hoje, sendo muito qualificado, não precisa concorrer com os gestores, precisa receber mais autonomia e ser exposto a situações que possa “errar” e ter seu gestor/mentor como orientador para os aprendizados a partir dos seus erros.

M&G - Você acredita que a necessidade de feedback mais ágil para os jovens que são cheios de idéias dificulta o bom relacionamento com os superiores dentro da empresa?

Sidnei Oliveira - Não. A necessidade de feedbacks mais constantes é um comportamento que todos nós estamos adotando nos últimos 10 anos. A diferença principal é que o jovem de hoje solicita com mais intensidade e é este o ponto de potencial problema. O jovem precisa ser estratégico em negociar com seu gestor a velocidade do feedback, pois muitos gestores foram formados em um tempo que não era comum receber feedback do chefe, por isso ainda não valorizam este instrumento como forma de liderança.

 

M&G - Como vc acredita que a Geração Y encara a questão de hierarquia nas empresas? Você acredita que isso pode prejudicar ou favorecer sua carreira? Como?

Sidnei Oliveira - A hierarquia é vista com ceticismo assim como toda e qualquer forma estruturada e rígida, sem espaço para flexibilidade e inovação. Não há um embasamento científico para responder esta questão, contudo eu acredito há muita coerência em uma especulação baseada em estatísticas...

O aumento na expectativa de vida das pessoas, provocada principalmente pelos avanços científicos e tecnológicos, fez surgir um novo comportamento nas pessoas "mais velhas", que é a ampliação da juventude. Todos se sentem, ou pelo menos tentam, ser jovens e produtivos. Em quase todas empresas, executivos experientes, que não tiveram oportunidades de fazer uma boa faculdade, estão voltando para a sala de aula, em parte por pressão das empresas e em parte para continuarem se mantendo produtivos e empregáveis.

Se avaliarmos com mais profundidade iremos identificar neste comportamento, o melhor exemplo de tentativa de "sobrevivência", diante da ameaça de perder a posição para jovens ( mais baratos ) que chegam com graduação avançada e intimidade tecnológica, o que confere a geração Y, a percepção de um ritmo muito mais dinâmico que os mais velhos.

A empresa que não lida bem com este cenário está perdendo muito com os conflitos gerados internamente.

Perde quando os jovens talentos desistem de confrontar os mais velhos e partem para outra empresa, deixando a empresa com um vácuo na formação de seus sucessores ou perde quando o Líder mais velho é desligado ou vai embora da empresa levando seu "legado de conhecimentos tácitos" que construiu junto com a empresa.

Se ambas as gerações de profissionais não adotarem um comportamento mais estratégico, todos serão prejudicados, pois a empresa irá adotar mecanismos que busquem minimizar estes efeitos. Para o jovem isso pode ser fatal em termos de carreira profissional, pois ele ainda está construindo sua trajetória e acabará encontrando cada vez menos espaço.

Saiba mais sobre Sidnei Oliveira.

Geração Y – se a sua empresa ainda não mudou, ela vai mudar!

Como a nova safra de seres humanos está modificando o modo de gerir pessoas

Por Aline Souza – Jornalista ZETA Probus

A abordagem em relação ao capital humano das empresas, principalmente em época de crise e escassez de talentos é o ponto principal de atenção redobrada para os responsáveis pela gestão de pessoas. Os profissionais de Recursos Humanos estão lidando diretamente com os atributos do século XXI quando a maioria de seu quadro funcional pertence à chamada Geração Y, nova safra de seres humanos nascidos a partir do início da década de 80 e que hoje preenche a maior parte das vagas disponíveis nas empresas e instituições governamentais.

Trata-se de profissionais extremamente ativos que estão acostumados a encurtar caminhos em busca de objetividade e alcance de resultados. Acontece que tal geração encontra à sua frente, muitas vezes, administrações arraigadas no velho modelo de gestão, que é baseado na burocracia hierarquizada, na pouca afinidade com os gestores diretos e no total bloqueio do diálogo franco e aberto. Todo este cenário vem mudando o modo de gestão dos setores de RH das grandes e pequenas empresas, que são obrigados a rever posturas antigas em prol da retenção de talentos, afinal, é preciso parar com a “dança das cadeiras” dentro das empresas.

Característica destacável nos integrantes dessa Geração Y é a preocupação com questões importantes para o mundo, como assuntos ambientais, redução dos custos de produção, melhoria na qualidade de vida e de resultados no trabalho, além de estarem muito sintonizados com a importância da ética dentro das organizações e dentro do trabalho exercido por eles. É preciso acreditar naquela função desempenhada e saber que de fato ela está sendo feita da melhor maneira possível para que o profissional, seja ele de qualquer área, tenha seu bom desempenho alcançado. Os jovens desta geração querem trabalhar com as questões que têm grande impacto nos resultados da empresa, eles estão em busca de ressonância e possibilidades de crescimento, por isso preferem empresas que investem em capacitação, cursos e treinamentos.

Entretanto, há muitas lideranças que têm dificuldade em lidar com um quadro de funcionários formado pela Geração Y, afinal, são jovens muito rápidos, habilidosos e capazes de multitarefas, cheios de idéias, que trabalham bem em equipe, mas esperam que os feedbacks sejam sempre positivos e rápidos, possuem pouca tolerância com processos administrativos recheados de trâmites. Por este motivo, ainda que seus gestores diretos saibam de suas infinitas capacidades, estes gestores ficam entre a cruz e espada, pois são pressionados pela chefia superior para frear a energia inabalável dos jovens e ao mesmo tempo precisam mantê-los motivados com o trabalho exercido. Para Cláudia Freitas (foto), gerente de Recursos Humanos da Zeta Probus, “os atributos do séc. XXI não são muito diferentes daqueles que acreditamos constituir um verdadeiro líder, que é honestidade, clareza, serenidade no servir e mais que isso, vontade de desenvolver liderados”, afirma a gestora.

Para Vanessa Guedes (foto), autora do texto “Jovens Heróis” publicado no blog Minha Carreira de estudos sobre Geração Y, em um ambiente tão libertário quanto o que estamos vivenciando atualmente, de popularização no uso de Redes Sociais, as empresas ainda buscam por pessoas sérias, focadas e pontuais. Somente estes profissionais permanecem nas empresas por mais tempo, fugindo inclusive da regra de que jovens da Geração Y não permanecem muito tempo em um mesmo emprego. “Somente os mais focados conseguem terminar corretamente uma tarefa, uma ação e/ou uma demanda da chefia sem se perder pelo caminho”, afirma a autora.

É importante buscar a troca de papéis entre veteranos e novatos quando o assunto são tecnologias. As novas gerações dominam mais esses conhecimentos e podem ajudar as gerações mais velhas na hora de manusear tais ferramentas. Principalmente quando o assunto é internet, que atualmente é mais do que conectividade, é humanização. A ajuda mútua entre gerações melhora o entrosamento de toda uma equipe, estar preocupado em melhorar as habilidades das pessoas é o ponto diferencial de um RH voltado para a conquista da confiança dos talentos da empresa onde atua. Cláudia Freitas ainda afirma que o modo com que a Geração Y encara a hierarquia dentro das empresas “em nada prejudica suas carreiras profissionais a partir do momento em que se permite a liberdade de expressão tão marcante nessa geração; o que devemos considerar são os limites traçados pelas regras internas existentes, sendo estes o propulsor para o equilíbrio das gerações existentes dentro de uma organização”, diz.

Para obter sucesso com a gestão de pessoas da Geração Y os líderes precisam liderar de modo horizontal e ter habilidades para inspirar as pessoas e conectá-las. Se antes havia o chefe, o chefe do chefe e vários chefes acima deles, esses dias ficaram para trás de acordo com Susan Peters, diretora de Aprendizado da General Eletric. Para ela “a tecnologia, as informações e a velocidade com que elas se propagam tornaram esta mudança dramática e hoje em dia os termos utilizados são ‘conectar’ e ‘colaborar’”, explica a executiva que enfatiza ser esta a origem da mudança na área de RH.

Somado a este fator, existe a tendência à informalidade que também está presente na Geração Y e nem sempre auxilia estes jovens. O excesso de informalidade peca pela desatenção; pelo uso de escrita e linguagem pouco convencional ou cortês e vestuário muito despojado. Entretanto, diversos pesquisadores afirmam que experimentar as mudanças propostas pelo olhar dessa geração poderá ajudar no futuro das empresas e organizações, pois os trainees de hoje são os CEOs de amanhã.

Alguns gestores da área de Recursos Humanos afirmam que a abertura e a facilidade com que estes jovens profissionais têm para falar aquilo que pensam são aspectos positivos. “É preciso aproveitar o que esta informalidade tem de melhor”, é o que afirma Lilian Guimarães, diretora de RH do Grupo Santander Brasil. A incógnita de toda esta questão é promover um bom relacionamento entre as diferentes gerações que estão em convivência dentro das empresas, pois muito se acredita que o email impessoal resolve todos os problemas e dessa forma as relações olho no olho estão se perdendo, justamente aquelas que mais nos ensinam ao longo da vida.

 

Diante de tantas opiniões pergunto: é possível afirmar que a Geração Y está modificando a maneira de gerir as empresas na atualidade? Cláudia Freitas afirma que sim. “Com sua ousadia, coragem e vontade de criar e inovar a Geração Y está dando espaço para novas oportunidades e nichos de mercado que até então os grandes empresários não visualizavam”, finaliza a gestora.

A questão está posta. Soluções à parte, a idéia é dar a cada pessoa a chance de ser o melhor profissional que puder. Ainda de acordo com Vanessa Guedes, é preciso aprender o equilíbrio entre o funcionário-herói da Geração Y e o funcionário-convencional. O que permite o sucesso dos jovens da atualidade não é a quantidade de trabalho realizado, mas sim o seu nível de produção, ou seja, a qualidade das tarefas realizadas e de aproveitamento das idéias.

O bom líder é aquele que sabe tirar proveito dos aspectos positivos dos profissionais e limitar os excessos. Uma boa dica é observar as atitudes alheias para aprender, focando o trabalho em objetivos próximos, lembrando sempre aquilo que somos capazes de ser com bom senso e respeito ao próximo e a si mesmo.