E-mail marketing em 140 caracteres

Com o surgimento da Internet, a evolução da mídia e as mudanças na gestão de organizações, as cartas físicas deram lugar ao e-mail. Hoje o e-mail já anda perdendo espaço para os serviços de mensagens instantâneas e as redes sociais, mas ainda assim é muito utilizado principalmente em ambientes corporativos. Uma prática que evoluiu também com a era digital foi o e-mail marketing, que dispensa apresentações.

Todo mundo que tem um endereço de e-mail, certamente, já recebeu um e-mail marketing, que muitas vezes torna-se SPAM, mas que também pode trazer informação e conteúdo de qualidade. As redes sociais, por exemplo, utilizam como canal de comunicação, sobre as atualizações do site, o e-mail, por essa questão o correio eletrônico vem ganhando força novamente.

Uma iniciativa desenvolvida pela empresa Frontier tem obtido bons resultados integrando o e-mail marketing às redes sociais, mais precisamente ao Twitter, microblog que comporta 140 toques por postagem. Se o e-mail marketing é a evolução da carta física, a integração com as redes sociais já alça a um novo patamar de tecnologia.

"Eu consigo contabilizar quantas pessoas deram um RT, quem são os principais viralizadores e quantas pessoas clicaram lá. Daí consigo fazer mais ações direcionadas", explica o sócio fundador da Frontier, Edson Barbieri. A ação está em prática há pouco mais um mês tem trazido bons resultados para os clientes.

Dentre os clientes que estão usando essa prática, quatro têm utilizado de uma forma mais intensa, segundo Barbieri, são os que possuem maior potencial para essa prática. A Sams Club é uma das empresas que está entre elas. "Nosso Twitter, por exemplo, recebe novos seguidores a cada disparo de e-mail e, por outro lado, os seguidores que ainda não recebiam e-mails marketing, acabam se cadastrando através de links que postamos no Twitter", diz Fátima Leal, do Marketing da Sams.

Riscos do pássaro azul

Mas afinal, como funciona essa integração? Fácil! O administrador da ferramenta cria um link adaptável ao Twitter que é postado assim que o e-mail é enviado. Com esses recursos, os próprios seguidores da empresa podem fazer a divulgação da informação.

Mesmo tendo um grande potencial para divulgação, ainda há riscos para a empresa que decida aventurar-se no site do pássaro azul. Uma ação de marketing pode tanto ser vista com olhos que lhe dignifiquem retweets, como por outros que não gostem tanto assim e gerem ruídos acerca da empresa "É sempre bom criar áreas para cuidar dessa parte, caso já não haja, para que possam medir a temperatura e interagir ajustando a reação daquela ação, sem agir de uma forma muito agressiva", explica Barbieri.

Além disso, há a necessidade de que a empresa se atente às campanhas que divulga. Ações direcionadas, por exemplo, não podem ser levadas ao Twitter. Existem planos futuros da Frontier para integrar o e-mail marketing também ao Facebook.

Autor: Paulo Gratão

Negócios sociais: a revolução das novas mídias

Sua empresa está preparada para as mídias sociais? Quando digo preparada falo em conhecer a própria identidade. E não de ter um perfil no Facebook ou de tuitar notícias. É moda hoje em dia deslocar um estagiário para acompanhar o que se fala do empreendimento no mundo virtual e, eventualmente, sugerir visitas ao site, postar notinhas e assim por diante. Depois, quando não há resultado, os empresários culpam a falta de maturidade das redes e seu público. Eis um caso clássico de miopia digital.

Para dar certo nas novas mídias, você tem de ser dono do que poderíamos chamar de um negócio social. Ou seja, um empreendimento que estabelece raízes e se nutre das trocas nessa nova realidade. Antes de surfar nas redes, a empresa deve conhecer a própria marca profundamente. E identificar o que os clientes realmente amam nela ou qual forma e valores espelham os desejos desse público. Desse modo, você pode oferecer algo palpável, um motivo para seus consumidores se relacionarem com a marca.

Mas prepare-se: esse momento pode ser doloroso. Grande parte das vezes, o que o empreendedor quer não é exatamente o que ele tem. Ou seja, a percepção pública da marca pode ser muito diferente do imaginado. O sucesso nas mídias sociais depende desse posicionamento.

A mesma lógica da sustentabilidade se aplica à nova realidade virtual. Uma empresa sustentável não é aquela que faz eventos de preservação, como forma de compensar o impacto de sua atividade, mas sim quem incorpora os valores ao negócio e, assim, pauta suas ações pelas responsabilidades ambiental, social e econômica.

Um negócio social também se relaciona com seu público virtual com a naturalidade de quem conversa com um amigo. No caso, milhares, talvez milhões deles. Essa nova natureza pressupõe que interagir com uma marca é uma experiência. Ou seja, a via é de mão dupla. A empresa na web 2.0 e além não pode ser um totem inacessível e apenas comunicar suas novidades. O consumidor espera atenção – imediata – e uma troca. De informações, de vantagens e até mesmo de confidências.

Para as pequenas e médias empresas, as mídias sociais representam uma grande chance. Na rede o tamanho é relativo. Marcas pequenas podem concorrer com gigantes. Depende, na verdade, mais delas próprias e de suas estratégias.

É possível sim, alavancar vendas ou fidelizar clientes através das mídias sociais. Mas para isso a empresa deve incorporar suas estratégias na web 2.0 ao planejamento. Tem de estar no DNA do negócio. É preciso estabelecer metas, um orçamento, desenvolver métricas e revisar os resultados com periodicidade. Nesse plano, tem de estar previstos custos com promoções, descontos, brindes, acompanhamento de conteúdo e divulgação.

Não é necessário gastar um dinheirão. O que vale mesmo é a criatividade. Um restaurante, por exemplo, pode promover sua própria Restaurant Week fora de época para seus seguidores do Facebook. Ou ainda oferecer um preço supervantajoso se a história for retuitada um X número de vezes. Uma loja de roupas pode desovar seu estoque parado com descontos especiais a seus seguidores.

Uma loja pode promover sessões de cinema com pipoca e refrigerante, promover debates, serviços a domicílio, aulas e assim por diante. Isso sem contar as promoções em sites de Compras Coletivas. E a empresa pode ainda criar sua própria promoção de compras coletivas em seu site.

Há vários cases de empresas que usam redes sociais de modo criativo e eficiente. Uma cooperativa de táxis londrina passou a agendar corridas através do Twitter.

A Licensed London Taxi Drivers começou a utilizar o micro-blog para passar informações de trânsito e como forma de comunicação entre os motoristas. Alguns seguidores ocasionais, entretanto, começaram a pedir corridas pela rede. Deu tão certo que, pouco tempo depois, a cooperativa lançou um serviço que ficou conhecido como Tweetalondoncab, no qual o usuário informa hora, partida, destino e, se possível, um telefone para contato.

A Starbucks é outro case de sucesso nas redes sociais. E o faturamento bilionário não é decisivo: a equipe dedicada às mídias sociais reúne apenas seis pessoas. O grupo trabalha com foco em ampliar o conceito da marca, o de lugar onde a pessoa mais se sente bem depois da própria casa. Entre as ações, a companhia lançou em março a possibilidade de usuários do Facebook presentearem seus amigos com espressos. E a ideia veio de uma cliente das cafeterias por meio do portal MyStarbucksIdeia.com.

Para a marca, o relacionamento com os clientes por meio das redes sociais é um ganha-ganha. Com uso do Twitter, do Youtube e do Facebook, a Starbucks identifica e soluciona crises, aumenta a confiança de seus consumidores ao ouvir publicamente suas reclamações e consolida sua experiência de marca ao responder rapidamente a demandas, como adicionar Wi-fi gratuito nas lojas. Mais do que alavancar vendas, a estratégia tem como foco fidelizar os clientes. E os resultados têm sido fundamentais. O próprio CEO Howard Schultz declarou que as mídias sociais salvaram a empresa.

Os ganhos são reais e mensuráveis, como mostra uma pesquisa realizada em 2009 pela Wetpaint e Altimeter Group, chamada EngagementDB: as empresas que investiram mais em mídias sociais para estabelecer um canal diferenciado de comunicação com o mercado tiveram um aumento médio de 18% nas vendas em 12 meses; em contrapartida, as menos ativas nas mídias sociais tiveram redução de 6% nas receitas.

Hoje ter seguidores no Twitter, comunidades no Facebook e qualquer tipo de relacionamento com seu público é um verdadeiro patrimônio. Deveria mesmo constar no balanço da empresa, como ativo intangível.

Fonte: Papo de Empreendedor

Mau uso do e-mail pode prejudicá-lo

por Renato Grinberg*
Fonte: Revista Você RH

Esquecer de anexar o arquivo, enviar a mensagem para a pessoa errada, responder a todos por engano ou cometer um erro de informação. Quem nunca passou por uma situação constrangedora ao enviar um e-mail indesejado? Algumas vezes, a ocasião pode ser facilmente contornada, porém, dependendo do desvio, a falta de cuidado pode gerar até demissão. Lembre-se que para efeitos legais, o e-mail é considerado como um documento oficial e pode ser usado até em processos jurídicos.

 

Você tem o costume de verificar cuidadosamente a mensagem e o remetente antes de apertar o botão “enviar”? Caso a sua resposta seja sim, parabéns! Isso mostra que é uma pessoa atenta aos detalhes e que, dessa maneira, evita prejuízos na sua vida pessoal e profissional. Mas, se respondeu não, pode já ter passado por alguma saia justa ou, então, estar correndo grandes riscos de errar.

 

No ambiente corporativo, a responsabilidade do envio correto de mensagens eletrônicas cabe a todos os profissionais. Por isso, é preciso que os líderes orientem sua equipe quanto às consequências e formas de evitar falhas. Se for preciso, elabore regras de utilização do e-mail a serem seguidas pelos colaboradores da sua empresa. Assim, terá mais chances de evitar futuras preocupações.

 

Veja as dicas abaixo e escolha a sua forma de gerenciamento das mensagens eletrônicas.

1) Pense antes de agir – Pare e releia a sua mensagem. Analise a real necessidade de enviar aquela informação aos destinatários, além de medir as possíveis consequências que sua atitude pode gerar. Se achar que está escrevendo uma “bomba atômica”, é melhor cancelar o envio. Ou melhor, nesses casos, quando suas palavras não trarão bom retorno a você em nenhuma hipótese, opte por não registrar nada por escrito.

2) Escreva o nome do destinatário por último – Ao escrever uma nova mensagem, verifique-a primeiro e deixe a tarefa de completar o campo de destinatário por último. Assim, você evita mandar o conteúdo para as pessoas erradas ou então responder a todos por engano.

3) Desative a opção “enviar automaticamente” – Com tantos e-mails para responder diariamente, é natural desejarmos tirar todos da frente o mais rápido possível. A consequência é a diminuição da atenção em detrimento à velocidade. E é justamente nessas ocasiões em que os erros aparecem. Se você se familiariza com essa situação, é melhor prevenir. Não ative a opção “enviar automaticamente” para que o e-mail fique preso na sua caixa de saída e só possa ser enviado após sua certificação. Mas cuidado para não esquecê-lo na caixa.

*Renato Grinberg é diretor Geral do portal de empregos Trabalhando.com.br e especialista em carreiras e mercado de trabalho

Mau uso das redes sociais causa demissões e polêmicas

por Vinicius Costa

Com uma leve pressão no mouse, o mundo nos observa com olhos curiosos enquanto nos expomos na grande tribuna global. Facebook, Orkut, Linkedin, twitter, YouTube, Blog, MySpace, MSN… Rede ou mídia social, essas ferramentas virtuais estão definitivamente imersas no nosso cotidiano. Já deixou scraps no Orkut para o amigo de infância que não via há dez anos, paquerou pelo Facebook, procurou trabalho pelo Linkedin, acompanhou, do trabalho, o que o filho fazia em casa pelo Messenger e assistiu à festa de aniversário do irmão pelo YouTube? Se fez uma dessas coisas, sim, você está plugado. E muitos de nós estamos.

É por essa razão que a sociedade começa a chegar ao consenso de que tamanha comunicabilidade deveria exigir responsabilidade à altura, porque a decisão de participar dessa gigante rede de contatos tem impacto sobre a vida das pessoas, principalmente no mundo do trabalho, onde uma informação divulgada de forma deturpada pode causar demissões e estragos financeiros. Uma responsabilidade que nem sempre alguns profissionais conseguem ter.

Como no caso do então diretor Comercial da Locaweb, que, no dia 30 de março, utilizou palavras agressivas no seu twitter para achincalhar o time do São Paulo durante um jogo contra o Corinthians. O curioso é que a empresa estava patrocinando o São Paulo nessa partida do Campeonato Paulista. A situação poderia ter passado despercebida se, no final, ele não tivesse postado o nome da empresa, o que poderia sugerir um comportamento condizente da Locaweb com a declaração do colaborador. A mensagem se espalhou rapidamente e ganhou as páginas de notícias. O resultado foi o desligamento dele do quadro de funcionários em comum acordo com a empresa, segundo informações de Guilherme Mazzolla, gerente de Comunicação da Locaweb e porta-voz sobre o assunto. “O próprio Alex Glikas decidiu desligar-se da empresa após o ocorrido”, afirma.

O que ocorreu na Locaweb foi apenas um caso dentre muitos que sempre despontam na mídia. Entre eles, há o de um brasileiro que se vangloriava em sua página no Orkut de furtar notas fiscais da empresa em que trabalhava. Ele foi demitido por justa causa, entrou com uma ação trabalhista pedindo reintegração ao emprego e indenização por danos morais. A desembargadora Edna Pedroso Romanini, doTribunal Regional do Trabalho, rejeitou os pedidos.

Um outro caso foi de um colaborador do setor têxtil que postou no YouTube um vídeo dando um cavalo de pau com a empilhadeira da empresa. Também foi demitido por justa causa, pediu reintegração ao emprego, mas a juíza Elizabeth Priscila Satake Sato, da 1ª Vara do Trabalho de Piracicaba, negou o pedido considerando que o colaborador usou a máquina de forma indevida durante o horário de trabalho.

Em todas essas situações, a empresa poderia ser prejudicada, e a demissão por justa causa entra como instrumento de defesa legal, considerando que não existe lei específica no Brasil sobre o uso dos meios virtuais – as mesmas regras contemplam as mesmas ferramentas eletrônicas, como e-mail, twitter, blogs etc. Segundo o advogado trabalhista Alan Sasson, sócio do escritório Valentim, Braga e Balaban Associados, a demissão por justa causa está prevista quando o colaborador descumprir alguma obrigação legal ou contratual.

Nos casos de má utilização de mídias e redes sociais, o argumento para o desligamento do colaborador é o mau procedimento em relação às regras internas da empresa. “O profissional é pego em conduta passível de justa causa”, diz. Sasson defende a criação de leis específicas sobre o assunto, mas que sejam abrangentes, porque as tecnologias passam por evolução de forma ininterrupta e é impossível que a Justiça siga esse ritmo. “Não há código de conduta de direito eletrônico, mas precisamos criá-lo para coibir de forma mais específica cada caso.”

Para o advogado, as empresas ainda caminham a passos lentos quando o assunto é criar formas de se defenderem dessas situações, principalmente porque a maioria não se conscientizou de que seu capital está nos documentos que são repassados por meios eletrônicos. “Esse é o grande valor agregado das empresas atualmente”, diz Sasson, lembrando que há dois tipos de instrumentos que poderiam impedir desgastes das empresas com a Justiça: a criação de cláusulas nos contratos de trabalho e políticas internas para a utilização das mídias sociais. O passo seguinte, segundo ele, seria criar sistemas de monitoramento, para acompanhar o uso desses instrumentos. “Mas o colaborador precisa saber, porque ninguém pode ser espionado”, ressalta.

Política interna

A Locaweb estava formalizando uma política interna de orientação para o uso do ambiente virtual quando ocorreu o fato com Glikas. “Acreditamos que uma política clara, aliada a um compartilhamento adequado com as pessoas, que seja construtiva e educativa, reforçando os valores corporativos, possivelmente ajude os colaboradores a terem uma visão melhor sobre como interagir online de uma maneira madura e profissional”, diz Mazzolla.

O gerente de Comunicação diz que, apesar do ocorrido, a Locaweb continuará a utilizar as mídias e as redes sociais como ferramentas para interagir com os clientes e para uso interno. Ele lembra que as mídias sociais permitem uma maior interação entre os funcionários e suas redes de colegas, trazendo novas idéias, acompanhando o pulso do mercado e abrindo novos canais de comunicação com o cliente. “A Locaweb, por ser uma empresa de internet, jovem e moderna, sempre encorajou seus funcionários a utilizar as redes sociais com bom senso e respeito e acredita que a participação da marca nas redes sociais é de extrema importância.”

Apesar da grande utilização da internet pelos brasileiros (67,5 milhões de usuários, segundo pesquisa Ibope/Nielsen divulgada em dezembro), levantamento da manPower com 34 mil profissionais em 35 países mostra que 55% das empresas brasileiras têm alguma política para restringir o uso das mídias sociais pelos colaboradores.

O número do levantamento, divulgado no início de 2010, é significativo quando comparado à média mundial de 20%. Isso quer dizer que a realidade de uso dessas ferramentas pelos colaboradores da Locaweb é privilégio de poucos.

Contudo, é compreensível que uma parcela considerável das corporações limitem o uso das mídias sociais porque utilizar a plataforma de acesso à internet pode trazer problemas técnicos às empresas, lembra Fábio Tadashi, gerente de RH da operadora Vivo, que libera sua rede para que os colaboradores utilizem mídias sociais (Orkut e Facebook ainda não são acessados, também por questões técnicas, mas já há projeto interno para liberá-los em um futuro próximo).

Segundo ele, para empresas do setor de tecnologia, e que tenham colaboradores com faixa etária jovem, liberar o uso de ferramentas virtuais é mais prático. No caso da Vivo, por ser uma operadora de telefonia celular, parcela considerável dos seus profissionais têm aparelhos que permitem acesso às redes e mídias sociais, como os Smartphones, o que dispensa o uso dessas ferramentas pela plataforma da empresa, mas ninguém é impedido de utilizá-la. O RH até usa o Linnkedin para buscar e contratar profissionais. "Temos encontrado colaboradores com excelentes currículos por essa ferramenta”, revela Katima Minzuni, analista de Recursos Humanos da corporação.

Desde 2008, a operadora vem discutindo internamente seus valores como empresa, e percebendo que seu negócio é conectar pessoas e não apenas vender pulsos. Esse contexto de mudanças corporativas fez com que a empresa se conscientizasse da importância do uso dessas ferramentas e desenvolvesse um planejamento para potencializar esses canais de contato com todos, inclusive criando um comitê com profissionais de vários departamentos, que se reúne mensalmente, para criar estratégias para as mídias.

A Vivo está há menos de um ano consolidando uma política interna de uso das mídias, com a construção de um pequeno manual para nortear seus colaboradores. “Estamos realizando um trabalho para criar uma cultura de responsabilidade e maturidade das pessoas ao utilizarem as mídias, para que percebam os riscos que uma empresa corre ao disponibilizar certas informações”, diz Tadashi. Mesmo sem uma política consolidada, o trabalho interno do RH vem funcionando; nunca houve na empresa um caso como o da Locaweb, segundo o executivo.

A implantação de uma política interna para o assunto pode ser a saída, mas há quem acompanha o ambiente corporativo e duvide que rígidas determinações possam ser suficientes para coibir o mau uso das mídias sociais, principalmente porque as gerações mais novas não entendem as regras da mesma forma que as gerações mais velhas.

Para a consultora Eline Kullock, presidente do Grupo Foco, o momento histórico faz as pessoas confundirem a noção de ambiente, sem saber se estão aqui ou lá, principalmente quando usam uma ferramenta virtual. Ou seja, ao postarem algo no twitter para um amigo, esquece-se que não é apenas o conhecido que vai ler, mas o mundo inteiro. “Todos esses profissionais, como o da Locaweb, não são burros e sabem o que podem dizer ou não, e criam essas situações constrangedoras porque não têm consciência do limite de lugar onde estão e suas consequências.”

Ela acrescenta que as empresas deveriam realizar um trabalho de discussão profunda sobre as mídias, e não somente determinar o limite de uso, sem permitir uma discussão do mundo atual e todas as suas possibilidades. “Falta consciência do limite de existência do outro.”

Como usar bem as redes sociais

Eis algumas dicas da consultora Eline Kullock para corporações e colaboradores ficarem alertas sobre o comportamento em relação à sua utilização:

Empresa

- Oriente os colaboradores sobre exposição em demasia nas mídias sociais.

- Estabeleça critérios de utilização dessas ferramentas, denominando porta-vozes.

- Crie e mantenha canal aberto para dúvidas para todo tipo de comunicação realizada pelos colaboradores.

- Lembre a todos da necessidade de ser profissional em quaisquer posicionamentos, seja em relação à internet ou a outros veículos.

Colaborador

- Avalie sua opinião no mercado e na empresa antes de postar qualquer declaração; quanto mais alto o cargo, maior a responsabilidade.

- Conscientize-se sobre quem ou o que deverá ser atingido com seus posicionamentos; chefes, subordinados ou clientes podem ler o que você postou.

- Pense que internet é ambiente público e a repercussão é rápida e abrangente;

- Não se comprometa com assuntos que não são de sua responsabilidade; há razões para a empresa ter porta-voz.

- Pense no futuro e como suas opiniões poderão impactar sua profissão.

COMO EVITAR O RETRABALHO - Seja produtivo!

Boris Drizin
Administrador, Mestre e Doutor em Administração pela EAESP/FGV

Alguns pontos são cruciais e muitas vezes relegados para um segundo plano, ou até ignorados, pelos pequenos empresários, no dia a dia e na gestão de seus empreendimentos.

Como, geralmente, o pequeno empreendedor tem, em sua empresa, uma organização enxuta, há naturalmente um acúmulo de funções e, portanto, uma necessidade executar várias tarefas simultaneamente, ou pseudo simultaneamente, e de estar sempre atento a vários aspectos do negócio.

Para tal, o planejamento, o controle do tempo e evitar o retrabalho são pontos fundamentais.

Em artigos anteriores já tinha tratado do tema planejamento e de controle do tempo, hoje, ao ler meus e-mails, RSS, etc,etc,etc.como todo o “profissional conectado” faz na primeira hora do dia de trabalho, deparei-me com um artigo interessante do Boris Drizin, sobre retrabalho.

Tomei a liberdade de o transcrever abaixo e no final estão as referências e fonte do artigo. Boa leitura.

Evite Retrabalho Adotando uma Atitude e Prática Proativa

Ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente, falta de revisão e controle são, geralmente, as causas principais do retrabalho. Para eliminar este grande e frequente desperdiçador de tempo, esforços e energia, precisamos cultivar e desenvolver novas maneiras de pensar e de agir. Veja abaixo quinze dicas poderosas para evitar o retrabalho.

1. Antes de iniciar um trabalho, planeje-o. Isso diminuirá o tempo de sua execução e evitará erros e falhas. Pense em como fazer bem feito e entregá-lo sem erros já na primeira vez. Pense em como certificar- se de que o trabalho será de fato completado corretamente.

2. Lembre-se que o retrabalho (fazer duas ou mais vezes uma mesma tarefa devido a erros) é quase sempre causado por ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente sobre a melhor maneira de fazer a tarefa, e falta de revisão e controle.

3. Pressuponha sempre que problemas, erros e falhas de atuação e/ou comunicação são possíveis de acontecer e que poderão ocorrer.

4. Desenvolva uma atitude preventiva. Sempre espere que haja um erro, falha, esquecimento, atraso. Procure preveni-los antes que ocorram.

5. Mantenha um registro de problemas, erros e falhas mais comuns cometidos por você ou por terceiros envolvendo você, e aprenda com estes erros, lembrando-se deles e evitando-os no futuro.

6. Mantenha checklists (listas de verificação) para servir de memória e controle ao realizar tarefas que tenham itens para lembrar e/ou verificar.

7. Crie (e use) formulários padronizados para tarefas e comunicações que você faz regularmente. Ao preencher os campos destes formulários, você poderá lembrar-se de coisas que talvez sem estes formulários não se lembraria.

8. Procure fazer seus trabalhos e entregar suas tarefas antes do prazo final (deadline) estabelecido. Se o prazo final for dia 30, por exemplo, estabeleça a entrega (data-alvo) para alguns dias antes. Assim, além de você estar prevenindo a possibilidade de atrasos e/ou necessidade de correção do trabalho, você estará se prevenindo contra o stress de trabalhos feitos em cima da hora, que aumentam a probabilidade de erros e portanto de retrabalho.

9. Certifique-se de que tudo o que você está fazendo, está sendo feito corretamente. Por exemplo, ao enviar um e-mail, certifique-se de que o destinatário realmente o recebeu. Ao transcrever dados, certifique-se de que os mesmos foram copiados corretamente. Ao escrever o nome de alguém, tenha a certeza de que o mesmo foi anotado com a grafia correta.

10. Ao comunicar-se com uma pessoa, certifique-se de que a sua mensagem foi de fato compreendida e/ou anotada corretamente. Lembre-se de que nem sempre o que você diz é de fato o que os outros estão compreendendo. Peça para a outra pessoa repetir o que entendeu ou anotou da sua mensagem.

11. Ao receber informações de terceiros, certifique-se de que aquilo que a pessoa lhe passou foi mesmo o que você compreendeu e anotou. Repita a mensagem em voz alta.

12. Sempre parta da premissa de que aquilo que a pessoa lhe informa não é tudo o que a pessoa deve ou pode lhe informar nem é tudo o que você precisa saber. Verifique o que falta e pergunte sempre mais.

13. Sempre que você estiver anotando um recado para uma outra pessoa, coloque-se no lugar dela e procure fazer perguntas que possam ajudar na transmissão da informação (o que, quem, para que, como, onde, quando, por que…)

14. Fique atento às dúvidas, duplos sentidos, e lacunas que normalmente as mensagens trazem e procure esclarecê-las.

15. Lembre-se que a causa de retrabalho são erros. Portanto, planeje antecipadamente. Preveja e previna possíveis falhas, enganos e erros. Ao executar qualquer tarefa, revise, confira, teste, reveja, averigue, certifique-se. Retrabalho é um grande desperdício. Faça certo na primeira vez.

Questões para Reflexão e Ação:

•Em que áreas ou atividades eu frequentemente tenho retrabalho?
•A quais pontos acima devo estar mais atento?
•Que medidas preventivas posso adotar para evitar o retrabalho?

FONTE: Este texto faz parte do workbook (Livro de exercícios e leitura) que é distribuído no Curso da TIMING “Administração do Tempo, Produtividade Pessoal e Eficácia no Trabalho”.