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31 de agosto de 2010

Mau uso do e-mail pode prejudicá-lo

por Renato Grinberg*
Fonte: Revista Você RH


Esquecer de anexar o arquivo, enviar a mensagem para a pessoa errada, responder a todos por engano ou cometer um erro de informação. Quem nunca passou por uma situação constrangedora ao enviar um e-mail indesejado? Algumas vezes, a ocasião pode ser facilmente contornada, porém, dependendo do desvio, a falta de cuidado pode gerar até demissão. Lembre-se que para efeitos legais, o e-mail é considerado como um documento oficial e pode ser usado até em processos jurídicos.

 
Você tem o costume de verificar cuidadosamente a mensagem e o remetente antes de apertar o botão “enviar”? Caso a sua resposta seja sim, parabéns! Isso mostra que é uma pessoa atenta aos detalhes e que, dessa maneira, evita prejuízos na sua vida pessoal e profissional. Mas, se respondeu não, pode já ter passado por alguma saia justa ou, então, estar correndo grandes riscos de errar.

 
No ambiente corporativo, a responsabilidade do envio correto de mensagens eletrônicas cabe a todos os profissionais. Por isso, é preciso que os líderes orientem sua equipe quanto às consequências e formas de evitar falhas. Se for preciso, elabore regras de utilização do e-mail a serem seguidas pelos colaboradores da sua empresa. Assim, terá mais chances de evitar futuras preocupações.

 
Veja as dicas abaixo e escolha a sua forma de gerenciamento das mensagens eletrônicas.

1) Pense antes de agir – Pare e releia a sua mensagem. Analise a real necessidade de enviar aquela informação aos destinatários, além de medir as possíveis consequências que sua atitude pode gerar. Se achar que está escrevendo uma “bomba atômica”, é melhor cancelar o envio. Ou melhor, nesses casos, quando suas palavras não trarão bom retorno a você em nenhuma hipótese, opte por não registrar nada por escrito.

2) Escreva o nome do destinatário por último – Ao escrever uma nova mensagem, verifique-a primeiro e deixe a tarefa de completar o campo de destinatário por último. Assim, você evita mandar o conteúdo para as pessoas erradas ou então responder a todos por engano.

3) Desative a opção “enviar automaticamente” – Com tantos e-mails para responder diariamente, é natural desejarmos tirar todos da frente o mais rápido possível. A consequência é a diminuição da atenção em detrimento à velocidade. E é justamente nessas ocasiões em que os erros aparecem. Se você se familiariza com essa situação, é melhor prevenir. Não ative a opção “enviar automaticamente” para que o e-mail fique preso na sua caixa de saída e só possa ser enviado após sua certificação. Mas cuidado para não esquecê-lo na caixa.

*Renato Grinberg é diretor Geral do portal de empregos Trabalhando.com.br e especialista em carreiras e mercado de trabalho

30 de julho de 2010

Inteligência Emocional: como conquistá-la

Por Aline Souza

Em ano de copa do mundo podemos utilizar o futebol como metáfora da vida para perceber os diversos comportamentos que nos indicam descontrole emocional. A boa notícia é que eles podem ser evitados.

Tivemos exemplos do treinador Dunga, com ataques de nervos durante os jogos e também ao falar com a imprensa, quando na posição dele saber se expor faz toda a diferença. Outros jogadores seguiram a mesma linha, a exemplo de Felipe Melo e de Kaká, também expulso de campo. Fora do esporte, o autocontrole é também indispensável no ambiente de negócios, onde se faz necessário maior percepção das emoções para evitar confrontos e desajustes frutos das diferenças de personalidades naturais em qualquer agrupamento de seres humanos.

Tanto no mundo profissional quanto no mundo familiar, não estamos preparados para tolerar a livre expressão da raiva. Sabemos que pode ser nocivo ao organismo segurar os sentimentos para dentro de si, a raiva precisa ser liberada e contida ao mesmo tempo. Não é fácil. Para Marcia Gonçalves, Gerente de Negócios da On Time Recursos Humanos, “o profissional precisa controlar as suas emoções por mais que esteja em situações de conflito. Bater de frente nem sempre é a melhor saída”. Felizmente, a própria evolução humana nos deu mecanismos internos de controle, dos quais dependemos para não atacar os nossos filhos em momentos de irritação.


Uma boa dose de autocontrole depende de um neurotransmissor chamado serotonina, ligado ao prazer, que dá a capacidade de se controlar racionalmente. Quem comanda os sistemas de contenção da fúria é o córtex frontal, uma parte menos emocional do cérebro.

Para além dessa fisiologia, temos outro importante fator que determina a capacidade humana de se controlar emocionalmente. Estamos falando da cultura, com todo o seu arcabouço ético, legal e religioso que aparece como limitador da destrutividade. Ou seja, os valores e a educação de cada um demonstram muito de sua capacidade de evitar explosões desproporcionais e fora de hora, ainda que elas sejam comuns em momentos de extrema tensão. De acordo com Márcia, em situações de alto grau de pressão, “será necessário dar ênfase na solução do problema e assumir os riscos, o profissional precisa de planejamento, organização e criar um plano de ação”, afirma.

O primeiro passo no domínio da raiva é a auto-avaliação, ou seja, aprender a perceber os primeiros sintomas da raiva torna mais fácil controlar o sentimento. No ambiente de trabalho há várias maneiras de encarar o descontrole do funcionário de acordo com Carlos Alecrim, Diretor Corporativo do IBGEN (Instituto Brasileiro de Gestão de Negócios). Para ele, “existe um erro crônico nas empresas no momento das contratações, pois freqüentemente os profissionais são admitidos por suas competências técnicas e são demitidos por competências comportamentais. Isto mostra que a própria empresa tem dificuldades para gerenciar conflitos”, relata.

O ideal é ter atitudes que podem evitar o sentimento de raiva surgir, como a melhora na qualidade de sono e repouso, práticas de exercícios e pausas no trabalho ao longo do dia. Quando o episódio já estiver acontecendo, o melhor é fazer uso da respiração (expirar menos e inspirar lentamente) para mudar o padrão emocional. Outra dica é dar uma pausa de 15 minutos antes de retomar uma discussão, evitando assim o envio de emails agressivos e julgamentos das pessoas envolvidas, pois o sentimento de raiva vem de nós mesmos e não dos outros.

Paciência, em se tratando de Geração Y, a geração que está na maioria dos escritórios e nas empresas de todo o mundo, é algo que às vezes é confundido com intolerância, seu oposto. Tudo isso porque estes jovens vivem um ritmo intenso de vida desde tenra idade. A impaciência torna-se o maior vilão dessa geração, pois eles acabam se esquecendo de que algumas das melhores escolhas são mesmo fruto de experiência, que só se atinge com paciência. Como explica Carlos Alecrim (foto), “é nestas horas que separamos os homens das crianças. Um bom profissional não precisa ser um “Supermanager”, mas buscar estabilidade emocional, clara comunicação, saber dar e receber feedback, saber trabalhar em equipe, saber ouvir, enfim, ser estável emocionalmente e gostar de gente”, indica. Toda experiência precisa ser vivida para ser conquistada. Os seres humanos se tornam adultos quando somos capazes de dizer: “estou desapontado, mas tudo bem!”. Com isso seguimos aprendendo a usar nossos sentimentos com parcimônia.

Entre tantas competências exigidas, a paciência é aquela que nos auxilia a conviver e nos relacionar com outras pessoas. Ela está diretamente relacionada com a arte de gerir e equilibrar o tempo que temos e utilizamos. A paciência pode ser traduzida em resistência, firmeza e fortaleza nas circunstâncias irreversíveis. A verdadeira paciência não está na espera, mas sim no modo de se comportar enquanto espera. Mais uma vez é indicado avaliar como nos comportamos diante de determinada situação passageira. É preciso buscar ser sempre adequado, gentil, atencioso e animado.

A gestão da raiva nos ensina que é possível olhar os acontecimentos do cotidiano de uma maneira mais realista e positiva, pois nem tudo aquilo que nos parece injusto de fato o é. A raiva bem dirigida é uma maneira essencial de energia que pode ser empregada a favor de indivíduos e grupos.

De acordo com Jorge Matos (foto), Diretor da Human Learning, a maioria das empresas vem trabalhando esta questão com o funcionário a partir da melhor especificação dos perfis dos cargos e avaliando se os ocupantes são as pessoas certas nos lugares certos. Para ele “não existe a pessoa ERRADA no lugar certo, pois uma pessoa pode estar num lugar errado. Pode ser que inclusive não haja lugar certo para uma determinada pessoa. No entanto, não podemos nunca dizer que ela é a pessoa errada” afirma.

Já para Sergio Behnken, Coach e psicólogo consultor da Potencial PSI, tal questão depende do porte da empresa. “Em empresas grandes, geralmente a função de RH é entendida como função de todos os gestores. Ou seja, agindo como consultores internos, os analistas de RH preparam os gestores para atuarem como “braços e olhos” do RH nas suas respectivas filiais ou departamentos. Nas empresas pequenas essa ação é mais imediata por parte do RH já que a sua presença é mais freqüente. Qualquer problema de redução do autocontrole se espalha rapidamente pela empresa e ele pode agir de imediato”, explica Sérgio. O importante, em qualquer situação, é deixar claro para o funcionário (gestor ou subordinado) que ele pode e deve contar com o RH para dividir seus problemas e receber a devida ajuda.

Ainda que nos esportes a raiva seja mais utilizada como benefício, nas empresas prevalecem as regras da civilidade em meio aos conflitos pessoais e corporativos, quando a raiva deve ser posta de maneira racional. O melhor sempre é não ignorar a raiva, mas também não abusar dela.

Dicas dos Diretores Corporativos e Gestores de RH:

1. Descubra se você é a pessoa certa no lugar certo

2. Diminua a ansiedade – o passado é uma ilusão e o futuro uma fantasia.

3. Aprenda a respirar

4. Procure entender mais as coisas – acabe com os preconceitos

5. Desenvolva o seu domínio pessoal

6. Pratique algum esporte para canalizar sua adrenalina

7. Durma bem

8. Alimente-se de maneira saudável

9. Seja gentil

10. Aprenda diversas técnicas, tais como, relaxamento, meditação etc.

11. Entenda os 5 mandamentos básicos da inteligência emocional: Autocontrole, automotivação, respeito, administrar as emoções e a empatia.

12. Finalmente, Viva o AGORA!