Mau uso do e-mail pode prejudicá-lo

por Renato Grinberg*
Fonte: Revista Você RH

Esquecer de anexar o arquivo, enviar a mensagem para a pessoa errada, responder a todos por engano ou cometer um erro de informação. Quem nunca passou por uma situação constrangedora ao enviar um e-mail indesejado? Algumas vezes, a ocasião pode ser facilmente contornada, porém, dependendo do desvio, a falta de cuidado pode gerar até demissão. Lembre-se que para efeitos legais, o e-mail é considerado como um documento oficial e pode ser usado até em processos jurídicos.

 

Você tem o costume de verificar cuidadosamente a mensagem e o remetente antes de apertar o botão “enviar”? Caso a sua resposta seja sim, parabéns! Isso mostra que é uma pessoa atenta aos detalhes e que, dessa maneira, evita prejuízos na sua vida pessoal e profissional. Mas, se respondeu não, pode já ter passado por alguma saia justa ou, então, estar correndo grandes riscos de errar.

 

No ambiente corporativo, a responsabilidade do envio correto de mensagens eletrônicas cabe a todos os profissionais. Por isso, é preciso que os líderes orientem sua equipe quanto às consequências e formas de evitar falhas. Se for preciso, elabore regras de utilização do e-mail a serem seguidas pelos colaboradores da sua empresa. Assim, terá mais chances de evitar futuras preocupações.

 

Veja as dicas abaixo e escolha a sua forma de gerenciamento das mensagens eletrônicas.

1) Pense antes de agir – Pare e releia a sua mensagem. Analise a real necessidade de enviar aquela informação aos destinatários, além de medir as possíveis consequências que sua atitude pode gerar. Se achar que está escrevendo uma “bomba atômica”, é melhor cancelar o envio. Ou melhor, nesses casos, quando suas palavras não trarão bom retorno a você em nenhuma hipótese, opte por não registrar nada por escrito.

2) Escreva o nome do destinatário por último – Ao escrever uma nova mensagem, verifique-a primeiro e deixe a tarefa de completar o campo de destinatário por último. Assim, você evita mandar o conteúdo para as pessoas erradas ou então responder a todos por engano.

3) Desative a opção “enviar automaticamente” – Com tantos e-mails para responder diariamente, é natural desejarmos tirar todos da frente o mais rápido possível. A consequência é a diminuição da atenção em detrimento à velocidade. E é justamente nessas ocasiões em que os erros aparecem. Se você se familiariza com essa situação, é melhor prevenir. Não ative a opção “enviar automaticamente” para que o e-mail fique preso na sua caixa de saída e só possa ser enviado após sua certificação. Mas cuidado para não esquecê-lo na caixa.

*Renato Grinberg é diretor Geral do portal de empregos Trabalhando.com.br e especialista em carreiras e mercado de trabalho

O desafio de entender os novos Líderes - Entrevista com Sidnei Oliveira

Por Aline Souza – Jornalista ZETA Probus

Ciente das inúmeras mudanças que as tecnologias impuseram na nossa sociedade a partir dos anos 80, o que configurou uma geração de pessoas adeptas de uma praticidade assustadora, o Mídia e Gestão foi atrás de mais um olhar da famigerada Geração Y para entender melhor suas características e as possibilidades infinitas que tais mudanças configuram no mundo empresarial.

O entrevistado é Sidnei Oliveira (foto), autor do livro Geração Y – O nascimento de uma nova versão de líderes, que aborda a tarefa desafiadora dos líderes mais antigos em entender os jovens profissionais. Sidnei concedeu a entrevista em misto contato via Facebook e emails.

Confira agora o bate-papo.

M&G - Como é possível trabalhar com os atributos do século XXI na formação do líder do futuro?

Sidnei Oliveira - O mercado está um pouco assustado com as características desta geração e em diversos momentos observamos o despreparo de gestores e de empresas em promover as mudanças que se mostram necessárias e urgentes. O que mais se observa é uma constante busca por modelos que permitam o "enquadramento" dos jovens em processos organizacionais que foram estabelecidos nos últimos 30 anos.

Todo este cenário tem pressionado os jovens a uma constante adaptação em suas escolhas, contudo as expectativas atuais da geração Y é formada por estímulos intensos e diferentes, por isso este processo de adaptação não é fácil. O processo não será simples para ninguém, mas acredito que haverá um equilíbrio na medida que esta geração alcançar posições mais consolidadas, onde possam alcançar maior maturidade e experiência.

M&G - Quais são os pontos necessários na hora da formação de lideranças na geração Y?

Sidnei Oliveira - Aproximadamente 20 % dos líderes nas empresas já pertencem a geração Y ( fonte – Hay Group ), e são formados por jovens com elevada qualificação acadêmica ( graduação, MBAs, inglês realmente fluente, etc ), mas com pouca formação em gestão de pessoas. O conhecimento tácito, adquirido com a experiência funcional e o total "foco em resultados", ainda faz com que o líder da Geração Y seja visto como "sem tato" por sua equipe.

O líder da geração Y ainda precisa aprender a lidar com os relacionamentos interpessoais usando "ferramentas analógicas" como conversas, olho-no-olho, etc. e não apenas através dos instrumentos virtuais que ele domina com facilidade.

No entanto, a formação de liderança depende também da disposição dos lideres em dedicar parte de suas atividades na formação dos lideres do futuro, expondo os potenciais jovens a situações que impliquem em tomadas de decisões de risco. Isso significa desenvolver autonomia, que é uma decisão bastante desafiadora para os lideres de hoje.

M&G - Qual é a melhor forma de unir a geração X e a geração Y em um bom relacionamento dentro do ambiente empresarial?

Sidnei Oliveira - Certamente a energia característica da própria juventude e também a ousadia para "quebrar paradigmas" e promover inovações que possam diferenciar a empresa no mercado hiper-competitivo são componentes que podem ajudar na construção do bom relacionamento. Evidentemente a empresa precisa criar um ambiente propício para isso. Não adianta contratar jovens para inovar e depois exigir dele que faça seu trabalho somente de acordo com os procedimentos que "sempre foram assim e sempre deram resultados".

O jovem da geração Y não convive com este tipo de cenário por muito tempo e isso tem provocado o aumento nos índices de rotatividade das empresas – entenda-se "aumento dos custos de qualificação e reposição do quadro de funcionários".

M&G - Qual a principal demanda da Geração Y para com seus gestores, na sua avaliação?

Sidnei Oliveira - Certamente é o desejo de ver em seus gestores a postura de MENTORES e não competidores. O jovem de hoje, sendo muito qualificado, não precisa concorrer com os gestores, precisa receber mais autonomia e ser exposto a situações que possa “errar” e ter seu gestor/mentor como orientador para os aprendizados a partir dos seus erros.

M&G - Você acredita que a necessidade de feedback mais ágil para os jovens que são cheios de idéias dificulta o bom relacionamento com os superiores dentro da empresa?

Sidnei Oliveira - Não. A necessidade de feedbacks mais constantes é um comportamento que todos nós estamos adotando nos últimos 10 anos. A diferença principal é que o jovem de hoje solicita com mais intensidade e é este o ponto de potencial problema. O jovem precisa ser estratégico em negociar com seu gestor a velocidade do feedback, pois muitos gestores foram formados em um tempo que não era comum receber feedback do chefe, por isso ainda não valorizam este instrumento como forma de liderança.

 

M&G - Como vc acredita que a Geração Y encara a questão de hierarquia nas empresas? Você acredita que isso pode prejudicar ou favorecer sua carreira? Como?

Sidnei Oliveira - A hierarquia é vista com ceticismo assim como toda e qualquer forma estruturada e rígida, sem espaço para flexibilidade e inovação. Não há um embasamento científico para responder esta questão, contudo eu acredito há muita coerência em uma especulação baseada em estatísticas...

O aumento na expectativa de vida das pessoas, provocada principalmente pelos avanços científicos e tecnológicos, fez surgir um novo comportamento nas pessoas "mais velhas", que é a ampliação da juventude. Todos se sentem, ou pelo menos tentam, ser jovens e produtivos. Em quase todas empresas, executivos experientes, que não tiveram oportunidades de fazer uma boa faculdade, estão voltando para a sala de aula, em parte por pressão das empresas e em parte para continuarem se mantendo produtivos e empregáveis.

Se avaliarmos com mais profundidade iremos identificar neste comportamento, o melhor exemplo de tentativa de "sobrevivência", diante da ameaça de perder a posição para jovens ( mais baratos ) que chegam com graduação avançada e intimidade tecnológica, o que confere a geração Y, a percepção de um ritmo muito mais dinâmico que os mais velhos.

A empresa que não lida bem com este cenário está perdendo muito com os conflitos gerados internamente.

Perde quando os jovens talentos desistem de confrontar os mais velhos e partem para outra empresa, deixando a empresa com um vácuo na formação de seus sucessores ou perde quando o Líder mais velho é desligado ou vai embora da empresa levando seu "legado de conhecimentos tácitos" que construiu junto com a empresa.

Se ambas as gerações de profissionais não adotarem um comportamento mais estratégico, todos serão prejudicados, pois a empresa irá adotar mecanismos que busquem minimizar estes efeitos. Para o jovem isso pode ser fatal em termos de carreira profissional, pois ele ainda está construindo sua trajetória e acabará encontrando cada vez menos espaço.

Saiba mais sobre Sidnei Oliveira.

Mídias Sociais de A a Z: o que são e quem faz isso acontecer!!

Assista uma seleção de vídeos que fizemos para você e entenda um pouco mais sobre o que são as Mídias Sociais e como elas estão atingindo enorme público e potencializando as relações entre as pessoas e  entre as empresas e as pessoas!!

Siga também no twitter @midiaegestao


























Saiba mais sobre o profissional de Mídias Sociais no vídeo abaixo:

Na Copa, empresas liberam funcionários para assistir aos jogos

por Anderson Silva  - Canal RH

A cada quatro anos a Copa do Mundo, o maior evento do futebol internacional, inflama as torcidas de todo o mundo. É um período de festa, de congraçamento entre as nações, de paixões, vitórias e, às vezes, desilusão. E todos esses sentimentos estão presentes nas empresas, influenciando o clima das organizações. A Copa modifica a rotina dos escritórios e requer preparação por parte das companhias para que os colaboradores possam assistir aos jogos – torcer, vibrar, sofrer - sem que isso prejudique os negócios.

Na MoIP, empresa de pagamentos eletrônicos de compras virtuais, a questão dos turnos é um complicador nesse período. “A companhia trabalha 24 horas por dia, todos os dias da semana”, destaca o diretor-geral da empresa, Igor Senra. Ele explica que isso ocorre porque, como as lojas da internet não fecham nunca, alguns setores da sua companhia precisam estar em atividade permanente. Ainda assim haverá paradas durante os jogos, levando em conta os horários dos turnos. “Quem chega às 15h, por exemplo, poderá chegar depois dos jogos e quem trabalha horário integral também será liberado para assistir aos jogos da tarde”, informa.

Para Senra, a Copa também é uma oportunidade de integrar a equipe. “Estamos estimulando as pessoas a virem com roupas verde- amarelas nos dias dos jogos e procurando um local para que todos os funcionários assistam aos jogos juntos, embora também vamos liberar quem quiser assisti-los com seus parentes e amigos”, comenta.

A KeyAssociados, consultora especializada em soluções sustentáveis, já resolveu esse assunto: reservará um restaurante para cerca de 40 funcionários para os dias dos jogos do Brasil e ainda promoverá uma gincana interna. “Vamos pôr no nosso blogue interno um bolão e premiaremos os vencedores com diversos brindes como, por exemplo, ingressos de cinema”, conta Fabiana Nunes, analista de Recursos Humanos da empresa.

Na Siemens, o evento também será uma oportunidade para incentivar a integração das equipes e promover um clima descontraído na empresa. “Nos dias de jogos do Brasil, o colaborador pode vir com a camisa da seleção para torcer e vamos premiar também a melhor decoração temática nas estações de trabalho”, conta Malena Martelli, diretora de RH para a América Latina da companhia, que deve liberar os funcionários da área administrativa para as partidas da tarde, além de telões para exibição dos jogos da manhã.

O espírito da Copa é mais contagiante ainda na Canon, fornecedora de materiais de impressão e imagem. A empresa já enfeitou todas as instalações com bandeiras brasileiras, inclusive a sala do presidente da companhia para a América Latina, Taro Maruyama, que é japonês de nascimento, mas, pelo jeito, brasileiro de coração. A supervisora de RH da empresa, Sandra Bergamo, conta que quando estavam montando a decoração, perguntaram a ele se queria que colocasse bandeiras do Japão em sua sala e ele disse que não precisava.

A companhia dispensará os colaboradores para assistirem as partidas do Brasil que começarão às 15h30. “Instalamos três telões em pontos diferentes da companhia, mas o funcionário pode optar por assistir aqui ou fora da empresa”, diz Sandra. A única restrição da companhia é que as prioridades de cada setor sejam verificadas com antecedência para que não os clientes não sejam prejudicados.

Outra empresa que vai liberar os funcionários para assistir aos jogos da tarde é a farmacêutica Roche. A diretora de Recursos Humanos da companhia, Denise Horato, informa que eles ainda terão dispensa para ver as partidas com uma hora de antecedência sem necessidade de compensar o horário posteriormente. “A jornada reduzida será abonada e caso as pessoas queiram assistir aos jogos com seus amigos e familiares, nossos fretados terão seu horário antecipado”, conta Denise.

Liberar é optativo

De acordo com especialistas em RH, liberar os colaboradores tornou-se uma prática habitual e, embora a dispensa do trabalho não seja um benefício obrigatório, a maioria das empresas o concede. No entanto, há setores que não podem parar.

No Metrô de São Paulo, por exemplo, no horário próximo aos jogos haverá ainda mais trabalho e mais colaboradores ocupados. “No dia de jogos que começam às 15h30, vamos antecipar o horário de pico da tarde, que normalmente começa às 16h, para as 13h, além de reforçar o quadro de funcionários”, diz o gerente de operações Wilmar Fratini. A antecipação de pico significa pôr mais trens nas linhas e, portanto, mais funcionários. No horário dos jogos o metrô continuará funcionando normalmente.

Para esses casos em que a produção não pode parar, os consultores sugerem algumas formas de compensar os profissionais impedidos de assistir aos jogos ou adotar um sistema de rodízio. “O ideal é o rodízio”, afirma Guilherme Falchi, diretor Comercial da Hera Brasil, empresa especializada em gestão de capital humano e projetos de qualidade de vida. Ele também sugere que as companhias façam coisas diferentes para não desmotivar as pessoas. “Pode ser um sorteio de camisas do Brasil entre os que não puderam assistir à partida”, exemplifica Falchi. A gestora de RH da Academia de Marketing, Patrícia Pastoriza, concorda com Falchi sobre o rodízio e ainda sugere a compensação de horas para motivar quem não pode ver os jogos.

COMO EVITAR O RETRABALHO - Seja produtivo!

Boris Drizin
Administrador, Mestre e Doutor em Administração pela EAESP/FGV

Alguns pontos são cruciais e muitas vezes relegados para um segundo plano, ou até ignorados, pelos pequenos empresários, no dia a dia e na gestão de seus empreendimentos.

Como, geralmente, o pequeno empreendedor tem, em sua empresa, uma organização enxuta, há naturalmente um acúmulo de funções e, portanto, uma necessidade executar várias tarefas simultaneamente, ou pseudo simultaneamente, e de estar sempre atento a vários aspectos do negócio.

Para tal, o planejamento, o controle do tempo e evitar o retrabalho são pontos fundamentais.

Em artigos anteriores já tinha tratado do tema planejamento e de controle do tempo, hoje, ao ler meus e-mails, RSS, etc,etc,etc.como todo o “profissional conectado” faz na primeira hora do dia de trabalho, deparei-me com um artigo interessante do Boris Drizin, sobre retrabalho.

Tomei a liberdade de o transcrever abaixo e no final estão as referências e fonte do artigo. Boa leitura.

Evite Retrabalho Adotando uma Atitude e Prática Proativa

Ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente, falta de revisão e controle são, geralmente, as causas principais do retrabalho. Para eliminar este grande e frequente desperdiçador de tempo, esforços e energia, precisamos cultivar e desenvolver novas maneiras de pensar e de agir. Veja abaixo quinze dicas poderosas para evitar o retrabalho.

1. Antes de iniciar um trabalho, planeje-o. Isso diminuirá o tempo de sua execução e evitará erros e falhas. Pense em como fazer bem feito e entregá-lo sem erros já na primeira vez. Pense em como certificar- se de que o trabalho será de fato completado corretamente.

2. Lembre-se que o retrabalho (fazer duas ou mais vezes uma mesma tarefa devido a erros) é quase sempre causado por ansiedade, precipitação, pressupostos falsos, má comunicação, falta de pensar antecipadamente sobre a melhor maneira de fazer a tarefa, e falta de revisão e controle.

3. Pressuponha sempre que problemas, erros e falhas de atuação e/ou comunicação são possíveis de acontecer e que poderão ocorrer.

4. Desenvolva uma atitude preventiva. Sempre espere que haja um erro, falha, esquecimento, atraso. Procure preveni-los antes que ocorram.

5. Mantenha um registro de problemas, erros e falhas mais comuns cometidos por você ou por terceiros envolvendo você, e aprenda com estes erros, lembrando-se deles e evitando-os no futuro.

6. Mantenha checklists (listas de verificação) para servir de memória e controle ao realizar tarefas que tenham itens para lembrar e/ou verificar.

7. Crie (e use) formulários padronizados para tarefas e comunicações que você faz regularmente. Ao preencher os campos destes formulários, você poderá lembrar-se de coisas que talvez sem estes formulários não se lembraria.

8. Procure fazer seus trabalhos e entregar suas tarefas antes do prazo final (deadline) estabelecido. Se o prazo final for dia 30, por exemplo, estabeleça a entrega (data-alvo) para alguns dias antes. Assim, além de você estar prevenindo a possibilidade de atrasos e/ou necessidade de correção do trabalho, você estará se prevenindo contra o stress de trabalhos feitos em cima da hora, que aumentam a probabilidade de erros e portanto de retrabalho.

9. Certifique-se de que tudo o que você está fazendo, está sendo feito corretamente. Por exemplo, ao enviar um e-mail, certifique-se de que o destinatário realmente o recebeu. Ao transcrever dados, certifique-se de que os mesmos foram copiados corretamente. Ao escrever o nome de alguém, tenha a certeza de que o mesmo foi anotado com a grafia correta.

10. Ao comunicar-se com uma pessoa, certifique-se de que a sua mensagem foi de fato compreendida e/ou anotada corretamente. Lembre-se de que nem sempre o que você diz é de fato o que os outros estão compreendendo. Peça para a outra pessoa repetir o que entendeu ou anotou da sua mensagem.

11. Ao receber informações de terceiros, certifique-se de que aquilo que a pessoa lhe passou foi mesmo o que você compreendeu e anotou. Repita a mensagem em voz alta.

12. Sempre parta da premissa de que aquilo que a pessoa lhe informa não é tudo o que a pessoa deve ou pode lhe informar nem é tudo o que você precisa saber. Verifique o que falta e pergunte sempre mais.

13. Sempre que você estiver anotando um recado para uma outra pessoa, coloque-se no lugar dela e procure fazer perguntas que possam ajudar na transmissão da informação (o que, quem, para que, como, onde, quando, por que…)

14. Fique atento às dúvidas, duplos sentidos, e lacunas que normalmente as mensagens trazem e procure esclarecê-las.

15. Lembre-se que a causa de retrabalho são erros. Portanto, planeje antecipadamente. Preveja e previna possíveis falhas, enganos e erros. Ao executar qualquer tarefa, revise, confira, teste, reveja, averigue, certifique-se. Retrabalho é um grande desperdício. Faça certo na primeira vez.

Questões para Reflexão e Ação:

•Em que áreas ou atividades eu frequentemente tenho retrabalho?
•A quais pontos acima devo estar mais atento?
•Que medidas preventivas posso adotar para evitar o retrabalho?

FONTE: Este texto faz parte do workbook (Livro de exercícios e leitura) que é distribuído no Curso da TIMING “Administração do Tempo, Produtividade Pessoal e Eficácia no Trabalho”.